一、申报范围

由我校主办或承办，与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港澳台）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等，此处的3个国家和地区包括中国。

国际会议分为重大国际会议和一般性国际会议两大类。

重大国际会议是指外宾人数100以上、会议总人数400以上的社科类国际会议；以及外宾人数300以上、会议总人数800以上的自然科学类国际会议。重大国际会议由教育部审核后报请国务院审批。

一般性国际会议是指外宾人数100以下、会议总人数400以下的社科类国际会议，以及外宾人数300以下、会议总人数800以下的自然科学类国际会议。

二、受理部门

湖南女子学院国际交流与合作处

三、申报流程

1.预报

国际会议须提前一年预报，逾期不受理补报。

每年11月1日至12月31日，主办单位提交《湖南女子学院举办国际会议计划表》（附件1）至国际交流与合作处完成下一年度国际会议预报。

2.正式申报与审批

主办单位须在会议召开日期3个月前提交《湖南女子学院举办国际会议申报表》（附件2）《湖南女子学院关于申请举办国际会议的请示》等正式申报材料（附件3）至国际交流与合作处。

我校举办国际会议在校内实行“分级审批责任制”：

主办单位对会议的学术性和会议保密问题履行审核职责。

主办单位完成《湖南女子学院关于申请举办国际会议的请示》，并经二级学院党政联席会议、相关部门审核后，由主办单位最后报送校领导审批。

国际交流与合作处完成《湖南女子学院关于申请举办国际会议的请示》OA发文，上报省外办申请获得批件后，主办单位方可启动各项会议程序，完成哲社科（涉外社科理论类）审批。

各主办单位在会议获得省外办正式批件后不得随意改变会议的名称、主题、规模、举办时间和地点等。

3.总结报告

国际会议结束后两个星期内须提交总结报告（电子版和纸质版，纸质版由二级学院领导签字并加盖公章）。主要内容包括：会议名称、时间、地点、主题、举办单位和学术负责人，与会中外宾实到人数及具体名单，收到中、外论文数量，会议论文集出版情况，会议学术水平评价，会议成果及存在的问题、依托或建立的国际合作与交流渠道、会议相关照片等。

以上所有材料纸质版请交至国际交流与合作处办公室501室，电子版word文档打包发送至邮箱fao@163.com。联系人：办公楼502室国际交流与合作处，联系电话0731-82826562。

附件：

1.《湖南女子学院举办国际会议计划表》.docx

2.《湖南女子学院国际会议申报表》.docx

3.《湖南女子学院关于申请举办国际会议的请示》.docx

国际交流与合作处

2025年6月12日